DÉCLARATION EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

  1. Qui sommes-nous ?

Nous souhaitons vous informer, par la présente déclaration, de la raison pour laquelle et des modalités suivant lesquelles vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par VAN LANDUYT & VENNOTEN bvba/sprl, un cabinet d’avocats ayant son siège social à 1700 Dilbeek, Eikelenbergstraat 20, immatriculé sous le numéro d’entreprise 0440.489.668 (ci-après : « nous »).

Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que nous demandons à recevoir et que nous utilisons. En tant que responsable du traitement, nous prenons les mesures vous garantissant de :

  • demeurer informé(e) de la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel ;
  • garder le contrôle des données à caractère personnel que nous traitons ;
  • pouvoir exercer vos droits relatifs à vos données à caractère personnel.

Nous avons également désigné un délégué à la protection des données (DPD/DPO). Il s’agit d’un expert en matière de protection des données à caractère personnel offrant un surcroît de garantie concernant le traitement correct de vos données à caractère personnel. Vous pouvez contacter le DPD par le biais des canaux spécifiés dans la présente déclaration.

  1. Quelles données collectons-nous à votre sujet ?

Par « données à caractère personnel », nous entendons toutes les informations faisant référence à une personne physique vivante. Nous traitons différents types de données à caractère personnel en fonction de la finalité du traitement. Il s’agit principalement de données de contact (entre autres le nom, l’adresse, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone), de données financières (votre numéro de compte bancaire si vous agissez en tant que fournisseur) et, si nous défendons vos intérêts en tant qu’avocat, de l’ensemble des données à caractère personnel liées à la mission.

Les données à caractère personnel de nos clients sont bien entendu exclusivement traitées dans le cadre des missions qui nous sont confiées. Toutes les données relèvent en outre du secret professionnel et ne quittent pas le bureau.

Si vous êtes une personne morale et que nous recevons des données à caractère personnel de vos représentants, de votre personnel ou de vos collaborateurs et/ou administrateurs indépendants, il vous appartient d’informer ces personnes de l’existence et du contenu de la présente déclaration, ainsi que de nos obligations, de leurs droits et des modalités selon lesquelles ces personnes peuvent exercer ces droits.

  1. Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel et quelle est la base légale à cet égard ?
  • Prestations de services et relations avec les clients

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour pouvoir vous enregistrer en tant que client dans nos systèmes, ainsi que pour pouvoir accomplir la mission que vous nous avez confiée.

Un avocat agit en qualité de conseiller juridique, de représentant en justice ou à d’autres fins, et aura besoin de différents types d’informations et de documentation, ainsi que de données à caractère personnel pour assurer le bon exercice de sa profession. Il est possible que des données à caractère personnel doivent être transmises dans le contexte de l’interaction avec les pouvoirs publics, avec des huissiers de justice ou avec des acteurs de la justice.

Nous nous basons, pour le traitement de vos données à caractère personnel, sur sa nécessité en vue de la mise en œuvre de la convention passée avec vous, sur nos obligations légales et sur notre intérêt légitime.

  • Politique concernant les relations et les fournisseurs

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour pouvoir vous enregistrer dans nos systèmes en tant que relation ou fournisseur, ainsi que pour pouvoir respecter nos obligations et/ou la convention passée avec vous.

Nous nous basons, pour ces traitements, sur leur nécessité en vue de la mise en œuvre de la convention passée avec vous, sur nos obligations légales et sur notre intérêt légitime.

  • Information et communication commerciale

Nous souhaitons pouvoir vous informer de nos activités, événements et services ou vous transmettre nos infolettres pertinentes. Ceci peut se faire à votre demande expresse ou si nous estimons que cela peut vous intéresser ou vous être profitable.

Vous ne devez pas donner de consentement pour recevoir des communications de marketing direct si vous avez déjà une relation en cours avec nous. Nous nous fondons sur notre intérêt légitime à cette fin. Si vous n’entretenez pas encore de relation avec nous, vous recevrez nos communications de marketing direct si vous avez donné un consentement explicite à cet effet.

Si vous ne souhaitez recevoir aucune communication commerciale, vous pouvez faire usage de votre droit d’opposition contre le marketing direct, comme exposé plus avant dans la présente déclaration.

  • Obligations légales

Nous ne collecterons et traiterons par ailleurs ces données à caractère personnel que lorsque cela sera nécessaire pour le respect de nos obligations légales.

  • Cookies sur notre site Web

 

Notre site Web www.vlv-law.be utilise certains cookies. Les cookies sont de petits fichiers texte sauvegardés sur votre appareil et d’autres dispositifs technologiques similaires. Vous trouverez davantage d’informations à ce sujet dans notre déclaration relative aux cookies, disponible sur le site Web précité.

  1. Avec quelles autres personnes partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel de nos clients sont exclusivement traitées dans le cadre des missions qui nous sont confiées. Toutes les données relèvent en outre du secret professionnel et ne quittent pas le bureau.

Vos données à caractère personnel ne seront pas transmises à d’autres personnes, exception faite des personnes suivantes :

  • Seuls nos salariés et collaborateurs ayant effectivement besoin d’y accéder pour l’accomplissement de leurs tâches pourront accéder à vos données. Ces personnes agissent sous notre surveillance et notre responsabilité.
  • En tant qu’avocat, nous interagissons, dans l’exercice de notre profession, avec les cours et tribunaux, des huissiers de justice, des services de police et d’enquête, ainsi que d’autres acteurs de la justice, comme les avocats des parties adverses, des notaires et des experts judiciaires. Il se peut que des données à caractère personnel doivent être transmises dans le contexte de cette interaction.
  • Par ailleurs, nous faisons également appel à des prestataires externes spécialisés qui assurent certains traitements pour nous, comme des services IT. Ces tiers devant pouvoir accéder à des données à caractère personnel dans le cadre des services que nous leur demandons, nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles en vue de protéger vos données à caractère personnel dans la mesure du possible contre les risques liés à la confidentialité.
  1. Où les données sont-elles conservées et traitées ?

Vos données ne seront pas transportées en dehors de l’UE et, en tout état de cause, nous veillons à ce que les exigences et les normes de sécurité minimales légales soient respectées en tout temps.

Si nous prévoyons de stocker et de traiter vos données en dehors de l’UE, nous en ferons explicitement mention et veillerons à ce que le même niveau de protection que celui applicable au sein de l’UE soit assuré.

  1. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles les données sont utilisées, comme spécifié au point 3 de la présente déclaration.

La nécessité de conserver des données pouvant varier en fonction du type de données ainsi que de la finalité du traitement, les délais de conservation réels peuvent varier considérablement. Nous sommes en mesure de vous informer par la présente que nous prenons en compte, entre autres, les critères suivants dans la détermination des délais de conservation :

  • Pendant combien de temps les données à caractère personnel sont-elles nécessaires pour pouvoir fournir la prestation de services demandée ?
  • Avons-nous fixé et annoncé un délai de conservation spécifique ?
  • Avons-nous obtenu un consentement pour un délai de conservation plus long ?
  • Avons-nous une obligation légale, contractuelle ou similaire de conserver les données ?

En ce qui concerne les données à caractère personnel liées aux dossiers de nos clients, les données à caractère personnel des différentes parties sont conservées au moins pendant la durée des missions qui nous sont confiées. Différentes obligations et protections s’appliquent aux dossiers juridiques, comme entre autres le secret professionnel et le devoir de conservation professionnel. Il existe des intérêts légitimes permettant la conservation des données à caractère personnel après la clôture de dossiers.

 

  1. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont considérées comme strictement confidentielles. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel fournies et collectées contre leur destruction, leur perte, leur modification accidentelle, leur dégradation, l’accès fortuit ou illicite à ces données, ou tout autre traitement non autorisé des données à caractère personnel.

Plus spécifiquement, nous avons opté pour un logiciel professionnel pour cabinets d’avocats protégeant l’ensemble des données du cabinet au moyen de mots de passe. Différentes mesures techniques ont été prises conjointement avec notre partenaire IT pour la conception et l’infrastructure de nos systèmes.

  1. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
  • Droit de consultation de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit d’accéder à et de consulter vos données à caractère personnel que nous traitons à tout moment. Nous vous transmettrons dans ce contexte une copie gratuite de ces données à caractère personnel si vous nous en adressez la demande.

  • Droit de rectifier vos données à caractère personnel

Vous avez toujours le droit de faire effacer ou rectifier les données à caractère personnel erronées, incomplètes, inadaptées ou obsolètes.

  • Droit de retirer votre consentement

Si le traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.

  • Droit de vous opposer à certains traitements

Si vos données à caractère personnel sont traitées sur la base d’un intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer à leur traitement en présence de motifs liés à votre situation spécifique.

  • Droit d’opposition contre le marketing direct

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct si vous ne souhaitez pas (ou plus) recevoir de telles communications de notre part. En pareil cas, nous cesserons d’utiliser vos données à des fins de marketing direct. Il sera accédé à votre demande aussi rapidement que possible.

Nous attirons votre attention sur le fait que votre exercice du droit d’opposition ne nous empêche pas, le cas échéant, de vous contacter à d’autres fins, en ce compris la mise en œuvre du contrat, conformément à la présente déclaration.

  • Droit à l’effacement de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de faire effacer vos données à caractère personnel. Vous pouvez sur cette base, dès lors que vous souhaitez mettre fin à une relation avec nous, nous demander de cesser d’utiliser vos données à caractère personnel. Nous pouvons toutefois conserver des données à caractère personnel si nous y sommes tenus d’un point de vue légal et/ou déontologique, et/ou si ces données à caractère personnel sont requises à des fins de preuve.

Ce droit à l’effacement inclut également pour vous le droit de nous demander à tout moment de cesser d’utiliser vos données à caractère personnel traitées sur la base de votre consentement ou de notre intérêt légitime. Nous pouvons continuer de traiter vos données à caractère personnel en vertu d’intérêts légitimes après une évaluation de vos intérêts au regard des nôtres, sauf si vous décidez de mettre fin à votre relation avec nous.

  • Droit au transfert de données à caractère personnel

En ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement ou de sa nécessité en vue de fournir les produits ou les services demandés, vous pouvez nous demander de vous transmettre vos données à caractère personnel (sous une forme structurée, usuelle et numérique) pour vous permettre de les sauvegarder en vue de leur (ré-)utilisation personnelle, ou de les envoyer directement à un autre responsable du traitement de données, pour autant que ceci soit techniquement possible pour nous.

  1. Exercice de vos droits et questions

Il vous est loisible de prendre contact avec nous par le biais des canaux suivants pour exercer vos droits ou si vous avez une question ou une plainte à nous transmettre concernant la façon dont nous traitons les données à caractère personnel :

  • par e-mail : info@vlv-law.be imroder@imroder.be;
  • par lettre à l’adresse postale suivante : Eikelenbergstraat 20, 1700 Dilbeek.

Nous vous demandons, lors de l’exercice de votre droit, de mentionner clairement quel droit vous souhaitez invoquer et à quel(s) traitement(s) vous souhaitez éventuellement vous opposer ou quel consentement vous souhaitez retirer.

Si notre réponse ne vous donne pas satisfaction, si vous avez des remarques à formuler concernant l’exercice de votre droit ou si vous estimez que la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel n’est pas conforme à la législation, vous avez le droit de déposer une plainte à cet égard auprès de l’Autorité de protection des données. Vous trouverez toutes informations utiles à ce sujet sur https://www.autoriteprotectiondonnees.be.

  1. Adaptations de la présente déclaration

Nous pouvons adapter ou compléter la présente déclaration si nous le jugeons utile.

La date de dernière mise à jour de la présente déclaration sera adaptée si des modifications importantes sont apportées à la présente déclaration, auquel cas nous vous informerons également par le biais des canaux d’information ordinaires.

Dernière mise à jour : le 09/12/2019