PRIVACYVERKLARING
- Wie zijn wij?
Met deze verklaring willen wij u informeren over het waarom en de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door VAN LANDUYT & VENNOTEN bvba, het advocatenkantoor met maatschappelijke zetel te 1700 Dilbeek, Eikelenbergstraat 20, en met ondernemingsnummer 0440.489.668 (hierna “wij” genoemd).
Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij de maatregelen die waarborgen dat u:
- geïnformeerd blijft over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens;
- de controle behoudt over de persoonsgegevens die wij verwerken;
- uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen.
Wij hebben eveneens een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangeduid. Dit is een expert inzake de bescherming van persoonsgegevens die een extra waarborg biedt voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens door ons. U kan de DPO contacteren via de kanalen vermeld in deze Verklaring.
Onder “persoonsgegevens” verstaan wij alle informatie die naar een bepaalde levende natuurlijke persoon verwijst. Afhankelijk van het doeleinde van de verwerking verwerken wij verschillende types van persoonsgegevens. Het gaat daarbij in hoofdzaak over contactgegevens (o.m. naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), financiële gegevens (uw bankrekeningnummer indien u optreedt als leverancier), en, indien wij als advocaat uw belangen behartigen, alle persoonsgegevens die gerelateerd zijn aan de opdracht.
De persoonsgegevens van onze cliënten worden uiteraard enkel verwerkt in het kader van de opdrachten die aan ons worden toevertrouwd. Alle gegevens vallen bovendien onder het beroepsgeheim en verlaten het kantoor niet
Indien u een rechtspersoon bent, en wij persoonsgegevens ontvangen van uw vertegenwoordigers, personeel, zelfstandige medewerkers en/of bestuurders dient u hen te informeren over het bestaan en de inhoud van deze verklaring met inbegrip van onze plichten, hun rechten en de wijze waarop zij deze rechten kunnen uitoefenen.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens om u als cliënt te kunnen aanmaken in onze systemen en om de opdracht die u ons heeft toevertrouwd te kunnen vervullen.
Een advocaat treedt op als juridisch adviseur, vertegenwoordiger in rechte of voor andere doeleinden, en zal voor de goede uitvoering van het beroep verschillende vormen van informatie, documentatie en ook persoonsgegevens nodig hebben. In de interactie met overheden, deurwaarders, actoren van justitie, is het eventueel mogelijk dat persoonsgegevens dienen te worden overgemaakt.
Voor deze verwerkingen van uw persoonsgegevens baseren wij ons op de noodzakelijkheid ervan voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, op onze wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigd belang.
- Beleid inzake relaties en leveranciers
Wij gebruiken uw persoonsgegevens om u als relatie of leverancier te kunnen aanmaken in onze systemen en om onze verbintenissen en/of overeenkomst met u te kunnen nakomen.
Voor deze verwerkingen baseren wij ons op de noodzakelijkheid ervan voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, op onze wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigd belang.
Wij wensen u te kunnen informeren over onze activiteiten, evenementen, diensten of relevante nieuwsberichten. Dat kan op uw uitdrukkelijke vraag gebeuren, of als wij vermoeden dat dit u kan interesseren of u er baat bij heeft.
Indien u reeds een bestaande relatie met ons heeft, dient u geen toestemming te geven om direct marketing communicatie te ontvangen. Wij baseren ons hiervoor op ons gerechtvaardigd belang. Indien u nog geen relatie met ons heeft, zal u onze direct marketingcommunicatie ontvangen indien u daarvoor een uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.
Indien u helemaal geen communicatie wenst, maak dan gebruik van uw recht van verzet tegen direct marketing, zoals verderop vermeld in deze verklaring.
Wij zullen ook enkel die persoonsgegevens verzamelen en verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor het kunnen naleven van onze wettelijke verplichtingen.
Onze website, www.vlv-law.be, gebruikt bepaalde cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen, en soortgelijke technologieën. Meer informatie hieromtrent kan u vinden in onze cookieverklaring die terug te vinden is op de voormelde website.
De persoonsgegevens van onze cliënten worden enkel verwerkt in het kader van de opdrachten die aan ons worden toevertrouwd. Alle gegevens vallen bovendien onder het beroepsgeheim en verlaten het kantoor niet.
Uw persoonsgegevens worden niet aan andere personen doorgegeven, met uitzondering van de volgende personen:
- enkel onze werknemers en medewerkers die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot uw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
- als advocaat gaan wij in de uitoefening van ons beroep een interactie aan met de hoven en rechtbanken, deurwaarders, politie- en onderzoeksdiensten en andere actoren van justitie, zoals advocaten van de tegenpartijen, notarissen en gerechtsdeskundigen. In die interactie is het mogelijk dat persoonsgegevens dienen te worden overgemaakt.
- Daarnaast doen wij een ook een beroep op gespecialiseerde externe leveranciers die voor ons bepaalde verwerkingen uitvoeren, zoals IT-diensten. Aangezien deze derden in het kader van de door ons gevraagde diensten toegang hebben tot persoonsgegevens, hebben wij technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen om uw persoonsgegevens in de mate van het mogelijke te beschermen tegen privacy-risico’s.
Uw gegevens zullen niet buiten de EU worden getransporteerd en in ieder geval waken wij erover dat te allen tijde de wettelijke minimum eisen en veiligheidsnormen worden gerespecteerd.
Indien wij voorzien dat uw gegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en bewerkt, dan zullen wij dit expliciet vermelden en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gehanteerd als van toepassing binnen de EU.
Wij bewaren uw gegevens enkel zolang als dat nodig is met het oog op de doeleinden waarvoor de gegevens gebruikt worden vermeld onder punt 3 van deze verklaring.
Omdat de noodzaak om gegevens te bewaren kan variëren per gegevenstype alsook per doeleinde van de verwerking, kunnen de werkelijke bewaringstermijnen aanzienlijk variëren. Wij kunnen u hierbij meedelen dat wij onder meer volgende criteria in acht nemen bij het bepalen van de bewaringstermijnen:
- Hoe lang zijn de persoonsgegevens nodig om de gevraagde dienstverlening te kunnen leveren?
- Hebben wij een bepaalde specifieke bewaringstermijn vastgesteld en aangekondigd?
- Hebben wij toestemming gekregen voor een langere bewaringstermijn?
- Hebben wij een wettelijke, contractuele of vergelijkbare verplichting om de gegevens te bewaren?
Voor wat betreft de persoonsgegevens verbonden aan de dossiers van onze cliënten, worden de persoonsgegevens van de verschillende partijen minstens bewaard gedurende de looptijden van de opdrachten die ons worden toevertrouwd. Er zijn verschillende verplichtingen en bescherming die op juridische dossiers van toepassing zijn, zoals het beroepsgeheim, professionele bewaringsplicht en dergelijke meer. Er zijn gerechtvaardigde belangen die toelaten om de bewaring van persoonsgegevens aan te houden na het afsluiten van dossiers.
Uw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.
Wij hebben in het bijzonder de keuze gemaakt voor een professionele software voor advocatenkantoren waardoor alle kantoordata met paswoorden beveiligd worden. Samen met onze IT-partner werden verschillende technische maatregelen genomen voor de opzet en infrastructuur van onze systemen.
U heeft steeds recht op toegang tot en inzage van uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. Wij zullen u in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken indien u hierom verzoekt.
U heeft altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten.
Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.
Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden op grond van een gerechtvaardigd belang, dan heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ingeval van redenen die met uw specifieke situatie verband houden.
- Recht van bezwaar tegen direct marketing
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, als u dergelijke mededelingen niet (meer) van ons wilt ontvangen. In dit geval zullen wij uw gegevens niet meer verwerken voor direct marketingdoeleinden. Uw aanvraag zal zo snel mogelijk worden uitgevoerd.
Wij vestigen uw aandacht op het feit dat uw uitoefening van het recht van bezwaar niet verhindert dat wij u in voorkomend geval contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.
U heeft een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Op basis hiervan kan u, wanneer u niet langer een relatie wenst met ons, ons vragen om te stoppen met het gebruiken van uw persoonsgegevens. Wij kunnen echter wel persoonsgegevens bijhouden indien wij hiertoe wettelijke en/of deontologisch verplicht zijn, en/of indien die persoonsgegevens voor bewijsdoeleinden vereist zijn.
Onder dit verwijderingsrecht heeft u ook het recht om ons te allen tijde te vragen om te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens die zijn verwerkt op basis van uw toestemming of ons gerechtvaardigde belang. Vanwege gerechtvaardigde belangen kunnen wij uw persoonsgegevens alsnog blijven verwerken na een afweging van uw belangen met die van ons, tenzij u besluit om de relatie met ons te beëindigen.
Voor wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor levering van de gevraagde producten of diensten, dan kan u ons vragen om uw persoonsgegevens – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – naar u door te sturen zodat u deze kan opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons.
Om de voormelde rechten uit te oefenen, of indien u een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens, dan kan u contact met ons opnemen via de volgende kanalen:
- per email: info@vlv-law.be imroder@imroder.be;
- schriftelijk naar volgend postadres: Eikelenbergstraat 20, 1700 Dilbeek.
Bij de uitoefening van uw recht verzoeken wij u om duidelijk aan te geven op welk recht u zich wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) u zich eventueel verzet of welke toestemming u wenst in te trekken.
Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, indien u opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van uw rechten of indien u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan heeft u het recht om hierover klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.
Deze verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten.
Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in deze verklaring, wordt de datum van bijwerking van de verklaring aangepast en zullen wij u hiervan eveneens op de hoogte brengen via de normale informatiekanalen.
Laatste update 09.12.2019